Enligt Aktiebolagslagen (ABL) är aktieboken en offentlig handling och ska finnas tillgänglig för insyn. Bolaget är därför skyldigt att lämna ut aktieboken utan dröjsmål vid en begäran. Lagen tillåter inte att bolaget kräver att den som begär aktieboken ska besöka en fysisk plats för att få tillgång till den.
Digitalt utlämnande – en skyldighet
Om aktieboken hanteras eller lagras digitalt, ska den även lämnas ut digitalt. Detta är viktigt för att säkerställa enkel åtkomst och att alla har samma möjlighet till insyn, oavsett var de befinner sig.
Om aktieboken endast finns i pappersformat, måste den digitaliseras innan utlämning. Bolaget kan alltså inte hänvisa till att aktieboken saknas i digitalt format som ett skäl för att fördröja utlämningen.
GDPR påverkar inte rätten till insyn
Det finns ibland en missuppfattning att GDPR kan begränsa utlämningen av aktieboken. Detta är inte korrekt, eftersom Aktiebolagslagen har företräde i detta fall. Bolaget måste lämna ut aktieboken vid en begäran, men det är mottagarens ansvar att hantera informationen i enlighet med dataskyddsregler.
Det är inte tillåtet att kräva avtal, sekretessförbindelser eller andra åtgärder innan aktieboken lämnas ut.
Tidsramar för utlämning av aktieboken
Enligt Justitieombudsmannen (JO) ska besked om en begäran om att få ta del av en offentlig handling ges samma dag som begäran görs. Om det tar tid att ta fram handlingen, får beskedet endast dröja någon eller några dagar.
Därefter ska aktieboken omedelbart lämnas ut. Bolaget måste därför hantera begäran snabbt och se till att aktieboken lämnas ut inom några dagar utan dröjsmål.
Personligt ansvar för styrelsen
Om aktieboken inte lämnas ut enligt lagen, kan styrelsens medlemmar hållas personligt ansvariga. En vägran, försening eller annat hinder kan leda till böter eller i allvarliga fall fängelse i upp till ett år.
Det är därför viktigt att bolaget följer lagen och säkerställer att aktieboken alltid är lättillgänglig och att begäran hanteras snabbt.