När medarbetare får tillgång till företagsbilar räcker det inte med en muntlig överenskommelse. För att undvika missförstånd och för att tydligt visa vem som ansvarar för fordonet behövs en skriftlig bilpolicy. Utan en tydlig policy kan tvister om kostnader, skador och ansvar snabbt uppstå, något som både arbetsgivare och förare vill undvika.
Ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon) är den mest praktiska lösningen. Det är ett juridiskt bindande dokument som kopplar ihop en specifik bil med en namngiven förare och fungerar som företagets bilpolicy för just den bilen.
Varför en bilpolicy är avgörande
När en anställd får disponera en företagsbil uppstår frågor som måste vara tydligt reglerade:
- Vem betalar självrisk vid en olycka eller skada?
- Vem ansvarar för böter och trafikavgifter, som parkeringsböter eller trängselskatt?
- Vem ser till att service, besiktning och däckbyten sker i rätt tid?
- Vad händer med bilen om den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Om dessa punkter inte är nedskrivna kan de leda till onödiga kostnader och konflikter. En bilpolicy i form av ett TRF-kort gör att alla vet vad som gäller redan från start.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
Ett TRF-kort dokumenterar de viktigaste uppgifterna för att bekräfta upplåtelsen:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får använda bilen
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Med dessa uppgifter är det tydligt vem som har rätt att använda bilen och under vems ansvar den används. Kortet kan vid behov visas upp vid poliskontroll och fungerar som ett tydligt bevis på att företaget har godkänt upplåtelsen.
Fördelar för både företag och förare
- Tydliga ansvarsgränser – minskar risken för konflikter om skador, avgifter och underhåll.
- Enkel administration – varje bil får sitt eget TRF-kort, vilket ger ordning och reda även i större fordonsflottor.
- Trygghet för alla parter – både arbetsgivare och förare har ett juridiskt bindande dokument att luta sig mot.
Sammanfattning
Alla företag som upplåter bilar till anställda bör ha en tydlig bilpolicy. Ett TRF-kort är den praktiska och juridiskt bindande lösningen som gör policyn konkret och knyter den direkt till en specifik bil och förare. Det ger företaget full kontroll, minskar risken för tvister och skapar trygghet för både arbetsgivare och anställd.